Si eres un emprendedor nuevo o un empresario con algunas millas recorridas, estoy seguro de que este artículo te abrirá los ojos frente a un grave problema que enfrentan todas las organizaciones en algún momento de su trayectoria.
Para entrar en contexto, primero debo explicar algo en relación al título de este artículo: ¿qué es una caja negra? Tal vez has escuchado el término, que en pocas palabras se refiere a un registrador de datos y audio que se utiliza en las aeronaves y otros medios de transporte, para que, en caso de accidentes, poder acceder a información que permita conocer lo acontecido durante el evento.
Te preguntarás qué tiene que ver una caja negra, como la antes descrita, con los colaboradores de las organizaciones y procedo a explicarlo. Las mencionadas “cajas negras” son artefactos que tienen la característica de ser selladas, seguras y resistentes a condiciones extremas, dado que deben estar intactas para estar disponibles luego de haber soportado un accidente aéreo, terrestre o marítimo, para obtener la información que explique la falla mecánica o humana que originó la tragedia. En fin, el caso es que las cajas negras deben ser prácticamente impenetrables para mantener la importante información que almacenan muy bien resguardada.
En el ámbito empresarial, en muchas ocasiones aparecen estos colaboradores a los que yo llamo “cajas negras”, porque manejan información de los procesos que ejecutan, bajo un total hermetismo, en otras palabras, ellos son los únicos que saben los mecanismos con los que operan ciertas maquinarias, las fórmulas que se deben combinar para obtener el producto, los códigos que se deben ingresar al programa informático para que funcione, etcétera.
Ahora bien, ¿cuáles son los riesgos?, ¿por qué aparecen?, y ¿qué deberíamos hacer para mitigar este riesgo?
Siguiendo el orden de las interrogantes planteadas, diremos que el riesgo empieza porque la organización se vuelve dependiente de ellos, dado que sentimos que si un día faltan o se enferman, los procesos no se podrán ejecutar y por eso a estos colaboradores ni siquiera se les quiere dejar ir de vacaciones, porque las cosas se podrían “poner mal” y no tendríamos quien las solucione.
El segundo factor de riesgo sería que los procesos que manejan se vuelven “secretos” y la empresa está “vendada” ante lo que ocurre, por lo cual no puede controlar ni supervisar sus actividades y por ende no se puede preparar para cualquier contingencia que suceda. La empresa podría estar sufriendo pérdidas por años sin darse cuenta, porque la “caja negra” tiene sellada la información.
Para nombrar un tercer riesgo de los muchos que se presentan con la aparición de este tipo de colaboradores, diremos que un proceso que no puede ser revisado, tampoco puede ser mejorado y la ineficiencia termina convirtiéndose en una gran pérdida en el largo plazo.
Contestando la segunda interrogante, diremos que los colaboradores “caja negra” aparecen porque la empresa lo permite. Sí, justo como lo lees, la empresa es la principal culpable de su aparición, porque desde el inicio, no analizó y formalizó el proceso por escrito, no estableció controles y niveles de supervisión sobre el mismo, dejando que el colaborador se convierta en el “único experto” y conocedor del proceso. Algunos colaboradores se convierten en “cajas negras” sin ni siquiera saberlo, ni con la intención de serlo, sino que con el tiempo empezaron a sentir el sabor que ese poder les está dando, se sienten necesitados y eso los incentiva a “sellar” a propósito la información que manejan.
Por último, contestando a la interrogante sobre cómo reducir el riesgo de la aparición y proliferación de los colaboradores “cajas negras”, puedo recomendar que todos los procesos, sobre todo los más críticos para la organización, deben estar documentados desde el inicio, fijando controles e indicadores que permitan alertar a los supervisores del proceso y a la administración cuando algo vaya mal o traspase los límites establecidos.
No te olvides, cada vez que identifiques a un colaborador “caja negra”, inmediatamente te debes poner en acción y abrir esa caja y controlar lo que está pasando antes de que sea demasiado tarde.
Espero que estos consejos les ayuden en el desarrollo de sus negocios y les envío un gran abrazo virtual a la distancia. (O)
