Una de las frases de Charles Lutwidge Dodgson en su libro Alicia en el país de las maravillas es “solo unos pocos encuentran el camino, otros no lo reconocen cuando lo encuentra y otros ni siquiera quieren encontrarlo”.
Hay días en que las instituciones o los individuos nos enfrentamos a un listado de actividades que parecen no terminar; entonces, ¿qué hacer? Afortunadamente, hoy se cuenta con técnicas útiles para organizar nuestra vida.
Decidir qué hacer y cómo organizar el día son operaciones de suma importancia. Para decidir sobre nuestras actuaciones resulta útil enlistar todas las acciones que debemos realizar. A continuación hay que distinguir esas acciones por su urgencia y su importancia. Algo se llama ‘urgente’ si es aquello que no puede aplazarse más y si se posterga nos causará una pérdida inmediata. En tanto que se reconoce ‘lo importante’ cuando es un aspecto que demanda nuestra precaución y sobre el que tenemos todavía tiempo para decidir, pero lo ‘importante’ demanda nuestra reflexión sobre los efectos de eso en el futuro.
Covey (1997) en su libro titulado Los siete hábitos de la gente altamente efectiva señala que debemos clasificar las tareas pendientes en cuatro grupos, que los llamó así: Grupo 1, cosas importantes y urgentes; Grupo 2, cosas que no son urgentes, pero que son importantes; Grupo 3, cosas que son urgentes, pero no son importantes; Grupo 4, preocupaciones que no son ni urgente, ni importantes.
La enseñanza de la organización de las acciones debe comenzar temprano y realizarse en el interior del hogar.
Una vez que se clasifiquen todos los aspectos de su vida en esos cuatro grupos, el autor sugiere que las cosas que hayamos colocado en el Grupo 1 deben ‘hacerse ya’. Las cosas del Grupo 2 requieren que nos tomemos el tiempo para decidir qué hacer, cuándo se harán y qué consecuencias futuras se esperan; así cómo identificando qué ventajas y desventajas acarrean esas decisiones.
Los elementos del Grupo 3 pueden delegarse. Delegar requiere que usted especifique detalladamente la tarea que entregará a otra persona; esa persona debe poseer las condiciones necesarias para ejecutar la tarea; junto a eso usted debe entregar (a quien se encargará de su delegación) recursos y autoridad.
Mientras que las del Grupo 4 son aspectos que debemos descartarlos porque son distractores y nos roban energía. Un distractor es un estímulo o aspecto que aunque llama la atención tiene el potencial de desviarnos de nuestras metas, de ahí que en este grupo entran las preocupaciones sobre cosas que no son ni urgentes ni importantes.
La enseñanza de la organización de las acciones debe comenzar temprano y realizarse en el interior del hogar. Si desde pequeños aprendemos cómo identificar las tareas a nuestro cargo, así como la clasificación de esas, estaremos listos para actuar, optimizar el tiempo y ser más productivos. Si esta práctica se extendiera a los barrios e instituciones tendríamos personas más concentradas en el aquí y ahora, capaces de encontrar su camino, o reconocerlo cuando lo tenga al frente y gente con ganas de encontrar nuevas opciones. (O)