El Ministerio del Trabajo introdujo varias modificaciones a los controles de las obligaciones de los empleadores y los procedimientos de inspección laboral, expedidas en el Acuerdo Ministerial MTD-2023-140, emitido el 14 de noviembre del 2023, en el gobierno de Guillermo Lasso, cuando Patricio Donoso era ministro del Trabajo.
Estos cambios se realizaron a través de otro Acuerdo Ministerial, el MDT-2025-053, firmado el 12 de mayo pasado por la actual ministra del Trabajo, Ivonne Núñez.
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De esta manera, en total se sustituyeron cuatro artículos y se agregaron disposiciones en otros cuatro.
Entre los principales cambios están:
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Código HASH
Para dar validación a los documentos escaneados y descargados en las diferentes opciones del sistema del Ministerio del Trabajo, la cartera de Estado generará un código HASH que permitirá conservar la huella digital del documento registrado, reportado o aprobado.
Plazo para registrar a trabajadores
Los empleadores tendrán hasta 30 días para registrar a los trabajadores a partir de la fecha de su ingreso. El plazo en la normativa anterior era solo de quince días.
Además, se incluyó la disposición para los empleadores de conservar de manera física o digital los documentos registrados, aprobados y reportados en la plataforma del Ministerio del Trabajo, ya que la cartera de Estado no conservará esta documentación, lo que será responsabilidad única y exclusiva del empleador.
Entrega de documentación a trabajadores y extrabajadores
El nuevo acuerdo ministerial dispone que es obligación de los empleadores entregar a sus trabajadores o extrabajadores original y copia certificadas de todos los documentos derivados de la relación contractual.
Esto incluye, pero no se limita a contratos, adendas, utilidades, actas de finiquito, reglamentos internos de trabajo y roles de pago.
Registro de empleados administrativos de talleres artesanales
Los empleadores que tengan calificación artesanal y mantengan trabajadores deberán registrarlos en el sistema del Ministerio del Trabajo.
Menos plazo para registrar actas de finiquito
El plazo máximo para que el empleador registre las actas de finiquito de sus extrabajadores baja de 30 días (anterior normativa) a 15 días.
Además, el acta de finiquito deberá cargarse junto con el comprobante de pago en un formato PDF en la misma plataforma para la generación del código HASH.
Pago de consignación
Si en los quince días de plazo máximo que dispone la normativa el empleador no puede pagar directamente al extrabajador, el empleador deberá consignar en línea los valores en el sistema informático del ente rector del trabajo designado para el efecto.
Para este trámite tendrá un plazo de quince días adicionales contados a partir del vencimiento del primer plazo.
Descarga del reglamento interno
Una vez aprobado el reglamento interno, el empleador tiene plazo de quince días improrrogables para descargarlo como respaldo de su registro y aprobación. Transcurrido este plazo, los documentos se eliminarán automáticamente.
Estos cambios entraron en vigencia desde el 15 de mayo pasado con la publicación del Acuerdo Ministerial MTD-2025-053 en el Cuarto Suplemento del Registro Oficial n.° 39. (I)