Autoridades y funcionarios utilizan con frecuencia la palabra trazabilidad para señalar la secuencia de una actividad o hecho, desde el inicio hasta su finalización. La trazabilidad se logra con el diseño e implementación de la gestión por procesos que debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos establecidos en normativas nacionales e internacionales con casi 75 años de vigencia: deben ser desarrollados con la participación de todos los involucrados; estar documentados y de preferencia automatizados; aprobados por escrito por autoridad competente; difundidos dentro y fuera de la organización como política de transparencia institucional; establecer los objetivos, las disposiciones que regulan cada etapa o actividad, los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos y de tiempo que utilizan, los resultados esperados, indicadores de eficiencia, eficacia y economía, los responsables de su aplicación y supervisión continua, y la forma en que rendirán cuentas dentro y fuera de la institución.
Para procesos regulados por las mismas normativas como la planificación, la contratación pública, la administración del talento humano, el presupuesto, así como para entidades con iguales competencias como los GAD es recomendable que se diseñen modelos de procesos con estrategias para que su aplicación se realice sin la inversión de recursos adicionales. Y en cada etapa de los procesos debe evaluarse los riesgos internos y externos que pueden afectar el logro de los objetivos, la falta de transparencia o su exposición al fraude.
El diseño, implementación y supervisión de los procesos será liderada por las máximas autoridades, porque son las principales responsables del logro de los objetivos institucionales con ética, eficiencia, transparencia, cuidado del ambiente y rendición de cuentas, cuya información debe estar disponible. (O)
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Mario Andrade Trujillo, Quito
