Hay más de una opción para encontrar y revisar tus facturas electrónicas

El pasado sábado, Eduardo Carpio compró varios cortes de carne y otros productos en un frigorífico del norte de Guayaquil. Dos minutos después de que la cajera del local le preguntara por su correo electrónico una notificación llegó a su celular, era la factura de $ 49,50 por su consumo.

Como Carpio, los contribuyentes, la mayoría de las veces, además de recibir una factura física cuando compran algún producto o pagan por algún servicio, también reciben el comprobante electrónico en sus correos, que al igual que los recibos físicos también son importantes y sirven para las declaraciones de impuesto a la renta ante el Servicio de Rentas Internas (SRI).

“Llevo cinco años haciendo mi declaración con la ayuda de comprobantes electrónicos, los papeles (facturas físicas) se me pierden o con el tiempo se dañan, pues la mayoría son de papel térmico y la información se empieza a borrar y es difícil leer las cantidades”, sostuvo Carpio.

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El SRI introdujo la facturación electrónica desde el 2014 y actualmente el 96 % de lo que se factura en Ecuador se hace electrónicamente. El 4 % restante tiene un plazo inapelable, hasta el próximo 30 de noviembre, para contar con ellas.

Según cifras del SRI, publicadas en su página web, hasta el 22 de septiembre pasado se han emitido en el país 13.821′482.852 comprobantes electrónicos, lo que representa, según la entidad, haber salvado a 1′796.793 árboles.

Pero, ¿cómo un contribuyente puede revisar todas las facturas electrónicas que le han emitido en un periodo determinado de tiempo?

Elena Arévalo, asesora tributaria y gerente-propietaria de B&A Negocios y Servicios, explicó que cualquier contribuyente, tan solo con su cédula de identidad, puede consultar y revisar estos documentos en la página web del SRI, tras crear un usuario y clave.

“Tienes que ir al SRI y solicitar la clave o si tienes firma electrónica puedes sacar la clave y te llega al correo. No es necesario tener RUC para tener clave, cualquier persona con cédula puede tener clave del SRI”, expuso la experta. En el sistema del SRI están disponibles tres canales para generar una clave por primera vez, el automático, el electrónico y el presencial.

Estos son los pasos para generar una clave en el SRI:

Canal automático

1. Ingrese a la opción SRI en línea del portal web institucional www.sri.gob.ec.
2. Vaya a sección Claves opción generar o recuperar clave.
3. Completar los datos solicitados.
4. Recibirá un enlace al correo registrado para generar su clave.

Para realizar este trámite debe contar con un certificado de firma electrónica válido, vigente y reconocido en el Ecuador.

Canal electrónico

1. Ingrese a la opción SRI en línea del portal web institucional www.sri.gob.ec.
2. Vaya a sección Claves opción generar o recuperar clave.
3. Al ingresar al portal este solicitará los requisitos correspondientes, cabe indicar que el Acuerdo de Responsabilidad y Uso de Medios Electrónicos debe encontrarse debidamente suscrito de manera electrónica, en él se deberá registrar una dirección de correo electrónico único y válido por contribuyente.

Canal presencial

Puede acudir al centro de atención de su preferencia, verifique aquí las agencias habilitadas a nivel nacional.

1. Presentar un documento de identificación (cédula de identidad, pasaporte o licencia de conducir).
2. Presentar el último certificado de votación.

Una vez obtenida la clave, estos son los pasos para revisar las facturas electrónicas recibidas:

1. Ingresar a SRI en línea, www.sri.gob.ec, hacer clic en el botón Iniciar sesión que se encuentra en la parte superior derecha.
2. Ingresar el usuario y contraseña y hacer clic en el botón Ingresar.
3. En la parte izquierda de la pantalla se desplegará el menú principal de SRI en línea.
4. Dar clic sobre Facturación electrónica.
5. En las opciones desplegadas dar clic en Comprobantes electrónicos recibidos.
6. Ingresar datos para la consulta (identificación, periodo de emisión y tipo de comprobante).
7. Dar clic en Consultar.

Sin embargo, Alejandro Pulley, gerente general de Azur, una empresa dedicada a la comercialización de softwares de facturación electrónica, indicó que las personas que no tengan RUC pueden crear un usuario y clave directamente en la página del SRI, pero para esto deben de tener firma electrónica tipo archivo y esto hace que no todos puedan acceder a este servicio.

Pulley señaló otras opciones utilizando plataformas y aplicaciones que permiten hacer estas descargas, cuyos funcionamientos se basan en tres modelos. Sin embargo, la desventaja es que el uso de estas aplicaciones, en su mayoría, son de pago y solo las utilizan las empresas.

La primera opción es que los contribuyentes den un correo de la aplicación siempre que compren algo, en el caso de Azur es buzon@azur.com.ec. Pulley afirmó que esto hace que todos los comprobantes que llegan al correo se organicen en el portal de sus clientes.

La segunda alternativa, reveló el empresario, es realizar una descarga masiva por medio del reporte de comprobantes electrónicos del SRI. “El portal nos genera un archivo TXT con todas las claves de acceso. Este archivo es subido a la plataforma y esta se encarga de recorrerlo y descargar todos los XML y PDF de los comprobantes emitidos al contribuyente”, dijo Pulley, y aseguró que Azur también tiene disponible esa opción.

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Por último, se puede realizar por medio de un robot, que hace lo mismo que la segunda opción, pero debemos darle al robot las credenciales para que pueda acceder a nuestra cuenta del SRI y bajar el reporte automáticamente.

”Otra opción es utilizando los enlaces de descarga que por obligación todo comprobante electrónico debe de tener en la parte inferior, en esa misma sección debe indicar el usuario y clave con el cual deben acceder para la descarga, la desventaja es que el contribuyente debe ingresar en distintas páginas para descargar sus comprobantes”, añadió el experto.

En tanto, Arévalo, quien también comercializa plataformas para facturación electrónica y además firmas electrónicas, destaca las ventajas de contar con las facturas electrónicas en el sistema del SRI.

“Puedes bajar del SRI todos tus documentos y los tienes grabados, y cuando quieras hacer tu declaración de impuesto a la renta tienes toda la información a la mano”, señaló la experta tributaria, que indicó que es una gran ayuda para personas que no son tan ordenadas con sus documentos.

Otra ventaja, añadió, es que legalmente los documentos se deben guardar por siete años, “pero el SRI lo hace por ti”.

Sin embargo, para las personas que prefieren organizar mes a mes sus facturas electrónicas y no esperar hasta el final para bajar o revisar todos sus comprobantes, Arévalo sugirió crear carpetas por meses y colocar ahí cada factura en formato PDF.

Otros consejos son:

1. Disponer de un dispositivo de almacenamiento como un USB, discos duros externos o tener la factura en un correo electrónico.
2. Si empleamos el correo electrónico, podremos ordenar las facturas digitales por fechas para tener un orden cronológico de las operaciones.
3. Usa nombres de archivo descriptivos, pon la fecha, el tema, las personas o empresas implicadas; todo lo que te ayude a saber de qué va sin necesidad de perder el tiempo en abrirlo.
4. Escribe las fechas de manera inversa: primero el año, luego el mes y finalmente el día. No es lo natural en nuestro idioma, pero de esta manera el listado saldrá ordenado automáticamente. (I)