¿Beneficia la facturación electrónica a las pequeñas y medianas empresas en Ecuador?

Andrea Cruz se ha acostumbrado a que los establecimientos a los que ella acude a comprar le envíen la factura a su correo electrónico. Hace unos días compró ropa y zapatos en una tienda del norte de Guayaquil y el documento le llegó a su e-mail. “Yo declaro impuestos y necesito las facturas. Al principio no me acostumbraba a las facturas electrónicas, pero con la pandemia cambié de opinión y ahora lo veo normal. Además, tengo la sensación de que más empresas envían las facturas al correo”.

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Según el Servicio de Rentas Internas (SRI), la pandemia sí ha aumentado el número de contribuyentes que emiten comprobantes electrónicos. Según cifras del ente, hasta marzo del 2020, prepandemia, había 123.271 contribuyentes que optaron por esta opción, pero al finalizar ese mismo año la cifra ascendió a más de 146.000.

Desde el 2014 la facturación electrónica es obligatoria en el país, por lo que el SRI estableció un cronograma de los contribuyentes que deben irse sumando cada año hasta el 2024. El 2021 las personas naturales y sociedades que registren por montos iguales o superiores a $ 1.000 deben emitir por cada transacción un comprobante electrónico.

Para 2022 se sumarán las personas naturales y las sociedades que tengan ingresos anuales entre $ 200.000 y $ 300.000. En 2023, serán los que registren ingresos entre $ 100.000 y $ 200.000. En tanto, en 2024 las personas naturales y sociedades con ingresos anuales del ejercicio fiscal anterior sean iguales o superiores al monto contemplado para pequeñas empresas y cuyo domicilio fiscal se encuentre en Galápagos y que no mantengan establecimientos en el Ecuador continental.

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) del Ecuador ya están obligadas a expedir este documento desde 2018 y 2019, respectivamente. Para Martha Córdova, dueña de una pequeña empresa que se dedica a la venta de jabones y esencias corporales, al principio este requisito sí fue una imposición, pero afirma que ahora que usa la factura electrónica le ve muchas ventajas.

“Hay una reducción de costos de movilidad, facilidades en la operación porque puedo hacerla desde un teléfono móvil y evitar que las transacciones o ventas se paralicen”, dice. Además, agiliza la entrega del documento a sus clientes.

Según el Directorio de Empresas y Establecimientos del Instituto Nacional de Estadística y Censos, al 2020 se registraron 846.265 empresas en Ecuador. La gran mayoría de ellas son pymes.

Para la consultora financiera Paola Aulestia, el que todavía no se haya masificado este sistema, especialmente en las pymes, responde al “miedo al cambio, a lo digital y la creencia que es costoso”.

“En línea ya tiene grabados códigos, precios y elaborar una factura puede demorar hasta 5 segundos. En cambio, en llenar el libretín se gasta más tiempo y en ir a dejar al cliente aún más y movilización. Todo eso genera costos”, afirma.

Incluso, agrega la especialista, los contribuyentes que se encuentran en el nuevo Régimen Simplificado para Emprendedores y Negocios Populares (Rimpe), que entrará en vigencia desde 2022, también estarán obligados a facturar de forma electrónica. El rimpe se aplicará a negocios y emprendimientos con ingresos desde $ 0 hasta $ 300.000.

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“Hay emprendedores que se dedican al marketing digital, freelance, trabajo remoto o personas naturales que utilizan el propio sistema del SRI para generar las facturas que es gratuito. Lo único que deben cancelar anualmente es la adquisición de la firma electrónica”, dice Aulestia.

Además, la facturación electrónica es una “formalización” de los emprendedores, ya que les permite tener un registro automático de sus ventas mensuales y generar un historial que, a mediano plazo, les permita acceder a créditos en entidades financieras.

“Muchas veces los emprendedores no ven esto y por eso se les complica acceder a créditos, ya que se encuentran en la informalidad”, indica.

Otro de los beneficios es que la facturación electrónica facilita el seguimiento y control de las facturas. De hecho, a través de plataformas certificadas se puede monitorear la emisión y recepción de estos documentos, lo que optimiza la atención al cliente y se elimina el riesgo de perderlos, dice Óscar Plaza, mánager de Contífico, empresa que maneja sistemas contables y que es impulsada por SIIGO.

“El ciclo de facturación y recaudo se acelera debido a que los tiempos logísticos de impresión, distribución y recepción de las facturas se elimina, mejorando la caja de la compañía”, señala.

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Afirma que la pandemia obligó a muchos empresarios a cambiar su manera de trabajar. El teletrabajo se posicionó como la primera opción y los procesos pasaron a ser automatizados y buscar soluciones acordes a lo que las empresas necesitaban era una prioridad.

“Soluciones en la nube son el camino para que los negocios logren ser más competitivos y efectivos y logren llevar su gestión a otro nivel; con un sistema así puedes registrar la entrada y salida de dinero, las cuentas por pagar y por cobrar, facturas o registros de venta, automatizar el manejo del inventario basado en ventas, e incluso lidiar con tus impuestos al SRI en línea”, sostiene.

Si bien la facturación electrónica es beneficiosa, también hay riesgos a considerar, indica Aulestia. Por ejemplo, un usuario puede emitir facturas para registrar un incremento no real de sus ventas. “Esto se puede mitigar de otras formas”, como mayores controles por parte de las entidades competentes.

Aunque el SRI para mitigar los riesgos de fraude, verifica el origen e integridad de la factura y la firma correspondiente.

Aparte de las facturas, los documentos que pueden emitirse electrónicamente en Ecuador, según el SRI, son:

• Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios
• Notas de crédito
• Notas de débito
• Comprobantes de retención
• Guías de remisión

Para la emisión de estos documentos se puede optar por sistemas propios de emisión o utilizar las herramientas gratuitas dispuestas por el SRI.

¿Cuáles son los requisitos para acceder a la emisión de comprobantes electrónicos en Ecuador?

• Clave de acceso a SRI en línea
• Convenio de débito registrado
• Estar “al día en sus obligaciones”
• Certificado digital de firma electrónica obtenido con RUC
• Software que genere comprobantes electrónicos (pueden ser las herramientas gratuitas dispuestas por el SRI o un sistema propio del contribuyente). (I)