Aproximadamente 96 millones de documentos de nacimiento, ciudadanía, matrimonio y defunción que reposan entre varias provincias en las oficinas del Registro Civil del Estado serán digitalizados por la empresa uruguaya Controles S.A.

De ese monto, unos 25 millones le corresponden a Guayas.

El plan piloto se inició las primeras semanas de este año con un grupo de 30 personas de la compañía Controles en el local del Registro Civil estatal, en 9 de Octubre y Pichincha.

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Un grupo del personal selecciona y distribuye las tarjetas índice, otro escanea las actas de los libros, y unos cuantos ingresan al sistema la información de los ciudadanos.

Los empleados, que permanentemente utilizan mascarillas para no aspirar los ácaros que contiene el papel, han sido capacitados para manejar el software de almacenamiento, explica el asesor de logística de Controles, Gerardo González.

Para digitalizar los libros se utilizan escáneres manuales. Se colocan los tomos en una base y dos cámaras ubicadas perpendicularmente toman fotos a cada página y almacenan en el sistema la imagen con distintos formatos como jpg, gif, etc.

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Las fichas índice y dactilares son capturadas por escáneres de alta velocidad y se realiza la indexación de las huellas digitales, es decir, que el sistema toma los índices más representativos de las huellas y son almacenados en el software para agilizar su búsqueda.

El gerente del proyecto, Sergio Boccarde, explica que luego esta información junto con la firma electrónica del ciudadano es empaquetada y encriptada, proceso mediante el cual se hace la transposición de los datos para que no se descifre su contenido en la red digital.

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Aunque el director regional del Registro Civil estatal, Guillermo Tafur, asegura que para evitar que algún hacker (pirata informático) quebrante la seguridad del sistema mantienen convenios con socios tecnológicos como la compañía israelita OTI, que maneja el sistema de pasaportes del Reino Unido, Hong Kong, Finlandia.

“Para dactilares tenemos a Goyen, que maneja el sistema dactilar del Departamento de Inmigración de Estados Unidos. Los socios son de renombre mundial, hay preocupación por resguardar la identidad de las personas”, acota.

González comenta que la cantidad de empleados se incrementará hasta llegar aproximadamente a 1.000 una vez que se digitalicen los documentos en las otras provincias.

Tafur anuncia que Durán será el primer cantón en tener sus archivos digitalizados ya que el proceso se iniciará a mediados de marzo y finalizará en abril.

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“Será el primer cantón en la República en estar 100% digitalizado... Durán será la presentación al país de cómo será el Registro Civil del futuro inmediato”, asevera el directivo.

Además, señala que la empresa Controles deberá escanear hasta el 31 de diciembre todos los documentos del país.

Tafur prevé que en junio finalice la digitalización de la provincia. Una vez que los archivos se encuentren en línea los funcionarios del Registro Civil podrán ingresar al sistema y a través de campos de búsqueda como nombres y fecha de nacimiento, ubicar el documento que solicita el usuario.

Luego el documento será impreso en hojas que posean medidas de seguridad y se colocará un sello de la entidad.

Aunque la digitalización permitirá erradicar el uso de hojas para almacenar la información Tafur dice que no podrá dejar de usar el papel porque la ley de la entidad, que no ha sido cambiada en 100 años, lo exige.

“La tecnología tiene un avance tan vertiginoso que la legislación se le queda atrás... “Estoy digitalizando y tengo que seguir guardando papeles”, dice.

Guillermo Tafur
Dir. regional del registro civil
“Para evitar la corrupción el reto será la capacitación del personal y la integridad del mismo”.