Resulta igualmente difícil ser eficiente “en las nubes” como en el mundo físico. Por esto, Ismael Ghalimi escogió a David Allen como orador estrella de la tercera versión de Office 2.0, que organizó en San Francisco a principios de mes.

Autor de Getting Things Done (Organízate con eficacia), Allen está cada vez de moda. Invita a todos quienes tenemos demasiadas tareas dispersas a limpiar nuestras mesas de trabajo y a fragmentar nuestras actividades en tareas identificables. Para esto, recomienda tomar notas de todo lo que tenemos que hacer para conservar la capacidad de concentrarse en lo que estamos haciendo.

Lo demás es cuestión de gestionar listas de actividades pendientes.

Funciona, pero ya necesitamos saber qué tipo de aplicación nos permitiría asignar el método cuando todo está en línea. Allen quisiera que nos ayude en cinco etapas: Interceptar, agarrar las ideas al vuelo y guardarlas para procesarlas más tarde, interpretar lo que quieren decir y lo que implican, integrarlas en el conjunto de actividades y en la estrategia global, e investigar y encontrar lo que hace falta para realizarlas.

La aplicación debería, por ejemplo, encontrar los mails relacionados con un contrato cuya firma está prevista para el día siguiente.

Varios programas pueden ayudar en este sentido (Things para Mac y One Note para PC, por ejemplo) pero ganaríamos mucho tiempo si tuviéramos uno solo que integre tales funcionalidades. Todavía falta.

Pero la visión de conjunto ayuda. “Acerté con GTD”, dijo Allen, “cuando dije que necesitábamos a la vez control y perspectiva”. Implementar  todas las tareas que nos frenan puede ayudarnos a recobrar el “control de nuestra propia vida” y la visión de conjunto surge cuando podemos determinar “lo que debe ser hecho” y el momento en lo cual debe ser hecho.

Matthew Glotzbach, responsable de los productos para empresas de Google, llegó después de Allen y mostró “diez cosas que puedo hacer en las nubes hoy y que no podía hace un año”. Se trata fundamentalmente del uso de Google Apps, desde el email prácticamente sin límite de espacio, hasta los videos de trabajo, pasando por el manejo seguro de aplicaciones en línea gracias a Chrome, el navegador recién lanzado por Google.

La más obvia es la posibilidad de hacer todo (incluyendo el uso de Google Apps) en la calle o cuando viaja gracias al iPhone. La más sorprendente resulta ser la traducción simultánea (por aplicaciones) del chat de Google. Le permite intercambiar tanto con indios como con españoles como lo mostró en el escenario. Desgraciadamente para él (pero nadie se dio cuenta), dista de ser perfecto todavía. Durante la demostración, indicó que estaba hablando en una conferencia (lo cual se puede traducir por lecture), lo que llevó su interlocutor a desearle una buena lectura (good reading). En fin...

Lo importante para Google es que 3.000 negocios nuevos se inscriben cada día. Hace un año apenas un 11% de la gente que escribía documentos de texto lo hacía en Google Docs. Llegan hoy al 20%. “La computación en las nubes ya no es una cuestión de sí o no, es una cuestión de cuándo y el cuándo es ahora”, dijo.

De hecho, las cosas se mueven tan rápidamente que cuesta seguir el ritmo de las innovaciones. La responsable de uno de los más importantes hospitales académicos de EE.UU. me confió algo aterrador y muy real a la vez: “Estamos tan metidos en el trabajo diario que no tenemos tiempo para atender a lo nuevo”.

Responsable de tecnología para General Electrics, el Dr. Sukh Grewal mostró por la parte de que su empresa no tarda en implementar algunas de las tendencias más nuevas. Las redes sociales, por ejemplo, permiten que los empleados crean comunidades personales o de trabajo. El proceso es súper sencillo y no hay límites de espacio. “Nos toca limpiar y resolver los problemas de seguridad”, dijo. Support Central, su espacio para compartir conocimientos, tiene 25 millones de hits por día.

No todas las grandes empresas están tan avanzadas. Así, Business Week del 14 de agosto cuenta la historia de Wendy Wilkes, empleada de Unilever, quien se desesperó por la lentitud de la institución frente a las TIC. “Para cualquier persona nacida después del 1985, entrar al mundo del trabajo resulta un  shock  tecnológico”, escribe la revista. Se ven obligados a usar herramientas de antaño y prohibir tanto MySpace o Facebook como el chat, Twitter o Skype.

Pero los jóvenes no hacen caso. En Unilever la mitad de las aplicaciones usadas provienen de afuera del sistema y “no deberían ser utilizadas”. Es un caso de lo que el gabinete Forrester llama “populismo tecnológico”.

A diferencia de muchos, Wendy Wilkes mandó un mail a su jefe, quien le terminó atribuyendo un puesto nuevo con el cargo de buscar cuáles aplicaciones comerciales o, mejor, gratis se podría probar en la empresa. Parece un Happy Ending digno de Hollywood, pero tiene el mérito de ilustrar la doble presión ejercida por las start-ups innovadoras y los jóvenes impacientes de integrar al mundo laboral las herramientas más nuevas que ya tienen en casa.

LINKS

Office 2.0 
http://www.office20.com/

David Allen
http://www.davidco.com/

Organízate con eficacia
http://www.casadellibro.com/

Artículo de Business Week
http://www.businessweek.com/

Things
http://things.com

One Note
http://www.office20.com/